Da ich selbst einen kleinen Tick hinsichtlich Listen, Aufgaben, Tasks, Ordner und Verzeichnisse habe und am liebsten ein System mit allen anderen synchronisieren würde, bin ich immer auf der Suche meine Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch, am Monitor und auch die Aufgaben, Termine und Hinweise im Handy oder Outlook zu ordnen und zu verbessern.

So kannst du deine freien Mitarbeiter organisieren

Dachte ich mir, indem ich ein Onlinesystem installiere, wo sich jeder einloggen, seine Aufgaben, Prioritäten und Projekte ablesen kann und nach getaner Arbeit entsprechend abhakt oder auf erledigt setzt. Soweit die Theorie. Bei der Suche nach einem solchen System, was auf PHP Basis mit MySQL Datenbankanbindung funktioniert, kostenlos und zur freien Verfügung im Netz zum Download bereit steht, kommt man schnell an seine Grenzen. Im Folgenden eine kleine von mir getestete Auswahl an Programmen:

PHPprojekt

Das Ding hab ich von Anfang an nicht verstanden und bedienen können. Die Einrichtung und Installation war ok, aber der Rest, Mitarbeiter, Aufgaben, Tasks und alle anderen Sachen, einfach eine Katastrophe oder ich bin zu bescheuert. Es ist eben keine richtige ToDo Liste. Zu schwer, ich hab´s mehr als 3 Stunden getestet. Es war mir nicht möglich, einem anderen Benutzer eine Aufgabe zuzuweisen. Wahnsinn. Aber vielleicht bekommt´s wer anders hin. http://www.phprojekt.com/

PHPtodo

An sich schon ganz ok, was mir gefehlt hat, war eine Zuordnung der Aufgabe zu einem Projekt, z.B. einer Website. Man kann zwar eine URL angeben, aber nicht Mitarbeiter einem bestimmten Projekt zuordnen. Andere Mitarbeiter sehen was Ihre Nachbarn machen sollen, woran die arbeiten usw. das fand ich nicht so gut. Insgesamt nur eine halbe Sache. http://phptodolist.sourceforge.net/

Todolist

An sich nicht schlecht. Man kann Projekte, Aufgaben und Mitarbeiter anlegen. Vorteilig, man kann Dateien an Projekte hängen und so z.B. Bilder oder PDFs zur Untermalung einer Aufgabe bereitstellen. Auch gut, die einzelnen Benutzer werden über Mail informiert. Ein Link ermöglicht den direkten Zugriff. Nachteilig: Die Zuordnung von Benutzern zu den Projekten geht nur über Gruppen. Es ist keine direkte Zuordnung möglich. Das erschwert die Arbeit und macht das System komplizierter als es sein müsste. Wer damit leben kann, hat ein gutes System. http://www.kadiba.de/index.php?CURL=softwaredetails,softwaredetails,6,14

Taskfreak

Mein Favorit. Einfache Bedienung, schnelle Anlage von Projekten, Mitarbeitern und Aufgaben. Alles kann schnell zugeordnet werden und erklärt sich von allein. Jeder hat sein eigenes Login, seine Aufgaben kann nur er allein sehen, Kommentarfunktion und die Information der Mitarbeiter/User geschieht per RSS. Nachteilig: Mit RSS kommt nicht jeder zurecht oder es möchte nicht jeder, nur um mit Taskfreak arbeiten zu können, ein RSS Managemntsystem einrichten oder anwenden. Die Möglichkeit über E-Mail informiert zu werden fehlt gänzlich. Schade, sonst aber ein super System. http://taskfreak.com Onlinedemo unter http://demo.taskfreak.com/login.php

Nachtrag vom 18.03.2009

Es gibt doch einige Plugins zum Taskfreak. Unter http://forum.taskfreak.com/index.php?board=4.0 kann man zu verschiedenen Themen Beiträge lesen und die entsprechenden Dateien downloaden. ich habe zunächst den Plugin Manager installiert, der mir hilft, alle weiteren Plugins zu verwalten, auf den Server hoch zu laden und anschließend zu installieren. Das klappt soweit ganz schnell und ohne Probleme. Auch hier sind Plugins zu finden: http://forum.dracon.biz/viewforum.php?f=3

Plugin E-Mail Benachrichtigung, Email Notification Plugin Version 0.1.7 for Multi User 0.6.2

Anschließend habe ich versucht, das für mich wichtige Plugin für eine E-mail-Benachrichtigung zu installieren. Ziel war es, dass jeder angemeldete Benutzer im System eine E-Mail bekommen, sobald seine Aufgabe geändert oder erledigt wurde. Auch bei der Erstellung sollte so eine solche Benachrichtigung versendet werden. Dabei traten bei mir unerwarteter Probleme auf, da ich das Plugin nicht richtig einrichten konnte und daher die Versendung der gewünschten E-Mails nicht funktionierte. Ich las mir sehr viele Beiträge in denen entsprechenden Foren unter dieses Plugin durch, wurde daraus aber nicht richtig schlau, erst nachdem mein Geschäftspartner mir erklärte und Anweisungen gab, wie ich die /taskfreak/config.php zu verändern habe. Diese Eintragungen werden automatisch nach der Installation mit dem Plugin Manager vorgenommen. Man braucht also diesen Teil nicht separat in die /taskfreak/config.php zu kopieren. http://forum.taskfreak.com/index.php?topic=543.0

Die sieht jetzt so aus:

// === TASKFREAK CUSTOMIZATION ================================ # ~~~ EMAIL NOTIFICATION PLUGIN SETTINGS ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ #

define('PLG_EMAIL_VER', "0.1.7");
define('PLG_EMAIL_TITLE', "EmailNotify_".PLG_EMAIL_VER);
define('PLG_EMAIL_DIR', PRJ_ROOT_PATH."plugins/data/installed/".PLG_EMAIL_TITLE."/");
// sender identification, email address – default: taskfreak@yourdomain.com
define('PLG_EMAIL_FROM', "info@deine-seite.de");
// sender identification, name – default: TaskFreak! Management System
define('PLG_EMAIL_FROM_NAME', "Deine Betreffzeile");
// main recipient identification – default: taskfreak@yourdomain.com
define('PLG_EMAIL_TO', "info@deine-seite.de");
// recipients invisible to each other – if set to false PLG_EMAIL_TO is ignored
define('PLG_EMAIL_BCC', false);
// user who triggered the notification will receive the email
define('PLG_EMAIL_USER', true);
// only owner of the task will receive the email & the author if PLG_EMAIL_USER set to true
define('PLG_EMAIL_OWNER_ONLY', true);
// override global settings and send emails to people based on their position in the project
define('PLG_EMAIL_BY_POSITION', false);
// PLG_EMAIL_OWNER_ONLY disables this setting, set it to false
// setting for PLG_EMAIL_BY_POSITION, which positions will receive emails
define('PLG_EMAIL_POSITIONS', "3,4,5");
// 1 – visitor, 2 – official, 3 – member, 4 – moderator, 5 – leader
// Swift sending options – for other settings edit Notify.php (SSL, TLS, Auth)
define('PLG_EMAIL_SWIFT', "phpmail");
// smtp, sendmail or phpmail // Sendmail path – hier sollte unbedingt phpmail eingestellt werden, da es mit smtp einfach nciht funktioniert
define('PLG_EMAIL_SENDMAIL', "/usr/sbin/sendmail -bs");
// SMTP server – required only if PLG_EMAIL_SWIFT is set to smtp
define('PLG_EMAIL_SERVER', "mail.yourdomain.com");
// SMTP server timeout – sometimes required for anti-spam delays
define('PLG_EMAIL_SERVER_TIMEOUT', 30);
// if your SMTP server requires authentification set PLG_EMAIL_SERVER_AUTH to true
define('PLG_EMAIL_SERVER_AUTH', true);
define('PLG_EMAIL_SERVER_USER', "info@deine-seite.de");
define('PLG_EMAIL_SERVER_PASS', "xxx");
// no recipients error – if you want to be notified about no recipients
define('PLG_EMAIL_NO_RCP', true);
// false for silent
// debug mode – will echo out all email info instead of sending
define('PLG_EMAIL_DEBUG', false);
// just to make sure u've read all the options – please set to true
define('PLG_EMAIL_ENABLED', true);
# ~~~ EMAIL NOTIFICATION PLUGIN SETTINGS ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ #

Erst nach einigen Veränderungen, insbesondere dem Setzen von einigen true funktionierte das Senden der E-Mails einwandfrei. Werde demnächst weitere plugins probieren und dann hier wieder berichten.

Kritik am TaskFreak und den Plugins

Es wäre wirklich gelogen, wenn man an diesem kostenlosen Tool rummeckert, aber was mich genervt hat, ist die Tatsache, dass es keine richtige übersichtliche Seite gibt, um einen sämtliche plugins beschrieben hat und zum Download anbietet. Statt dessen muss man sich durch Dutzende von Forenbeiträge lesen (nicht das Englisch ein Problem ist, aber es erschwert und verlangsamte die Sache ungemein) und versucht nun durch die vielen Fragen und Antworten sein eigenes Problem zu beheben und sich aus den angebotenen Infos was zusammen zu basteln. Das nervt schon etwas, wenn man niemanden kennt, der etwas mehr Ahnung von PHP und entsprechenden Einstellungen z.B. in der config.php hat.

Erläuterungen zu den Rechten, Positionen und Rollen im Taskfreak

Ich schrieb das hier mal auf, um später auch selbst nachsehen zu können, also reiner Eigennutz

Members Global Position

Gast: Zugriff zu eigenen Projekten + kann öffentliche Aufgaben ansehen

Mitglied: Zugriff zu eigenen Projekten + neue Projekte erstellen + neue Aufgaben erstellen

Manager: Zugriff zu eigenen Projekten + neue Projekte erstellen + neue Aufgaben erstellen

Administrator: darf alles

Positionen der User im Projekt

Gast: darf nur ansehen, keine Veränderungen

Kunde: darf Kommentare hinzufügen

Mitglied: Neue Aufgaben erstellen + Kommentare hinzufügen + Status der Aufgaben ändern

Moderator: Hinzufügen und bearbeiten aller Aufgaben + Kommentare hinzufügen + Projektmitglieder und Status ändern

Leiter: darf alles