Da ich selbst einen kleinen Tick hinsichtlich Listen, Aufgaben, Tasks, Ordner und Verzeichnisse habe und am liebsten ein System mit allen anderen synchronisieren würde, bin ich immer auf der Suche meine Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch, am Monitor und auch die Aufgaben, Termine und Hinweise im Handy oder Outlook zu ordnen und zu verbessern.

So kannst du deine freien Mitarbeiter organisieren

Dachte ich mir, indem ich ein Onlinesystem installiere, wo sich jeder einloggen, seine Aufgaben, Prioritäten und Projekte ablesen kann und nach getaner Arbeit entsprechend abhakt oder auf erledigt setzt. Soweit die Theorie. Bei der Suche nach einem solchen System, was auf PHP Basis mit MySQL Datenbankanbindung funktioniert, kostenlos und zur freien Verfügung im Netz zum Download bereit steht, kommt man schnell an seine Grenzen. Im Folgenden eine kleine von mir getestete Auswahl an Programmen:

PHPprojekt

Das Ding hab ich von Anfang an nicht verstanden und bedienen können. Die Einrichtung und Installation war ok, aber der Rest, Mitarbeiter, Aufgaben, Tasks und alle anderen Sachen, einfach eine Katastrophe oder ich bin zu bescheuert. Es ist eben keine richtige ToDo Liste. Zu schwer, ich hab´s mehr als 3 Stunden getestet. Es war mir nicht möglich, einem anderen Benutzer eine Aufgabe zuzuweisen. Wahnsinn. Aber vielleicht bekommt´s wer anders hin. http://www.phprojekt.com/

PHPtodo

An sich schon ganz ok, was mir gefehlt hat, war eine Zuordnung der Aufgabe zu einem Projekt, z.B. einer Website. Man kann zwar eine URL angeben, aber nicht Mitarbeiter einem bestimmten Projekt zuordnen. Andere Mitarbeiter sehen was Ihre Nachbarn machen sollen, woran die arbeiten usw. das fand ich nicht so gut. Insgesamt nur eine halbe Sache. http://phptodolist.sourceforge.net/

Todolist

An sich nicht schlecht. Man kann Projekte, Aufgaben und Mitarbeiter anlegen. Vorteilig, man kann Dateien an Projekte hängen und so z.B. Bilder oder PDFs zur Untermalung einer Aufgabe bereitstellen. Auch gut, die einzelnen Benutzer werden über Mail informiert. Ein Link ermöglicht den direkten Zugriff. Nachteilig: Die Zuordnung von Benutzern zu den Projekten geht nur über Gruppen. Es ist keine direkte Zuordnung möglich. Das erschwert die Arbeit und macht das System komplizierter als es sein müsste. Wer damit leben kann, hat ein gutes System. http://www.kadiba.de/index.php?CURL=softwaredetails,softwaredetails,6,14

Taskfreak

Mein Favorit. Einfache Bedienung, schnelle Anlage von Projekten, Mitarbeitern und Aufgaben. Alles kann schnell zugeordnet werden und erklärt sich von allein. Jeder hat sein eigenes Login, seine Aufgaben kann nur er allein sehen, Kommentarfunktion und die Information der Mitarbeiter/User geschieht per RSS. Nachteilig: Mit RSS kommt nicht jeder zurecht oder es möchte nicht jeder, nur um mit Taskfreak arbeiten zu können, ein RSS Managemntsystem einrichten oder anwenden. Die Möglichkeit über E-Mail informiert zu werden fehlt gänzlich. Schade, sonst aber ein super System. http://taskfreak.com Onlinedemo unter http://demo.taskfreak.com/login.php

Nachtrag vom 18.03.2009

Es gibt doch einige Plugins zum Taskfreak. Unter http://forum.taskfreak.com/index.php?board=4.0 kann man zu verschiedenen Themen Beiträge lesen und die entsprechenden Dateien downloaden. ich habe zunächst den Plugin Manager installiert, der mir hilft, alle weiteren Plugins zu verwalten, auf den Server hoch zu laden und anschließend zu installieren. Das klappt soweit ganz schnell und ohne Probleme. Auch hier sind Plugins zu finden: http://forum.dracon.biz/viewforum.php?f=3

Plugin E-Mail Benachrichtigung, Email Notification Plugin Version 0.1.7 for Multi User 0.6.2

Anschließend habe ich versucht, das für mich wichtige Plugin für eine E-mail-Benachrichtigung zu installieren. Ziel war es, dass jeder angemeldete Benutzer im System eine E-Mail bekommen, sobald seine Aufgabe geändert oder erledigt wurde. Auch bei der Erstellung sollte so eine solche Benachrichtigung versendet werden. Dabei traten bei mir unerwarteter Probleme auf, da ich das Plugin nicht richtig einrichten konnte und daher die Versendung der gewünschten E-Mails nicht funktionierte. Ich las mir sehr viele Beiträge in denen entsprechenden Foren unter dieses Plugin durch, wurde daraus aber nicht richtig schlau, erst nachdem mein Geschäftspartner mir erklärte und Anweisungen gab, wie ich die /taskfreak/config.php zu verändern habe. Diese Eintragungen werden automatisch nach der Installation mit dem Plugin Manager vorgenommen. Man braucht also diesen Teil nicht separat in die /taskfreak/config.php zu kopieren. http://forum.taskfreak.com/index.php?topic=543.0

Die sieht jetzt so aus:

// === TASKFREAK CUSTOMIZATION ================================ # ~~~ EMAIL NOTIFICATION PLUGIN SETTINGS ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ #

define(‘PLG_EMAIL_VER’, "0.1.7");
define(‘PLG_EMAIL_TITLE’, "EmailNotify_".PLG_EMAIL_VER);
define(‘PLG_EMAIL_DIR’, PRJ_ROOT_PATH."plugins/data/installed/".PLG_EMAIL_TITLE."/");
// sender identification, email address – default: taskfreak@yourdomain.com
define(‘PLG_EMAIL_FROM’, "info@deine-seite.de");
// sender identification, name – default: TaskFreak! Management System
define(‘PLG_EMAIL_FROM_NAME’, "Deine Betreffzeile");
// main recipient identification – default: taskfreak@yourdomain.com
define(‘PLG_EMAIL_TO’, "info@deine-seite.de");
// recipients invisible to each other – if set to false PLG_EMAIL_TO is ignored
define(‘PLG_EMAIL_BCC’, false);
// user who triggered the notification will receive the email
define(‘PLG_EMAIL_USER’, true);
// only owner of the task will receive the email & the author if PLG_EMAIL_USER set to true
define(‘PLG_EMAIL_OWNER_ONLY’, true);
// override global settings and send emails to people based on their position in the project
define(‘PLG_EMAIL_BY_POSITION’, false);
// PLG_EMAIL_OWNER_ONLY disables this setting, set it to false
// setting for PLG_EMAIL_BY_POSITION, which positions will receive emails
define(‘PLG_EMAIL_POSITIONS’, "3,4,5");
// 1 – visitor, 2 – official, 3 – member, 4 – moderator, 5 – leader
// Swift sending options – for other settings edit Notify.php (SSL, TLS, Auth)
define(‘PLG_EMAIL_SWIFT’, "phpmail");
// smtp, sendmail or phpmail // Sendmail path – hier sollte unbedingt phpmail eingestellt werden, da es mit smtp einfach nciht funktioniert
define(‘PLG_EMAIL_SENDMAIL’, "/usr/sbin/sendmail -bs");
// SMTP server – required only if PLG_EMAIL_SWIFT is set to smtp
define(‘PLG_EMAIL_SERVER’, "mail.yourdomain.com");
// SMTP server timeout – sometimes required for anti-spam delays
define(‘PLG_EMAIL_SERVER_TIMEOUT’, 30);
// if your SMTP server requires authentification set PLG_EMAIL_SERVER_AUTH to true
define(‘PLG_EMAIL_SERVER_AUTH’, true);
define(‘PLG_EMAIL_SERVER_USER’, "info@deine-seite.de");
define(‘PLG_EMAIL_SERVER_PASS’, "xxx");
// no recipients error – if you want to be notified about no recipients
define(‘PLG_EMAIL_NO_RCP’, true);
// false for silent
// debug mode – will echo out all email info instead of sending
define(‘PLG_EMAIL_DEBUG’, false);
// just to make sure u’ve read all the options – please set to true
define(‘PLG_EMAIL_ENABLED’, true);
# ~~~ EMAIL NOTIFICATION PLUGIN SETTINGS ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ #

Erst nach einigen Veränderungen, insbesondere dem Setzen von einigen true funktionierte das Senden der E-Mails einwandfrei. Werde demnächst weitere plugins probieren und dann hier wieder berichten.

Kritik am TaskFreak und den Plugins

Es wäre wirklich gelogen, wenn man an diesem kostenlosen Tool rummeckert, aber was mich genervt hat, ist die Tatsache, dass es keine richtige übersichtliche Seite gibt, um einen sämtliche plugins beschrieben hat und zum Download anbietet. Statt dessen muss man sich durch Dutzende von Forenbeiträge lesen (nicht das Englisch ein Problem ist, aber es erschwert und verlangsamte die Sache ungemein) und versucht nun durch die vielen Fragen und Antworten sein eigenes Problem zu beheben und sich aus den angebotenen Infos was zusammen zu basteln. Das nervt schon etwas, wenn man niemanden kennt, der etwas mehr Ahnung von PHP und entsprechenden Einstellungen z.B. in der config.php hat.

Das Zeitalter des Internet bringt viele Vorteile für den eBay-Verkäufer sowie den Käufer von Produkten. Aber nicht nur die Nutzer von Onlineauktionshäusern haben immer bessere und funktionellere Tools und Möglichkeiten im Internet, eigentlich jeder, der das Netz in irgend einer Art und Weise nutzt. Bekanntlich ist aber auch dort wo Sonne scheint ein mehr oder minder großer Schatten zu sehen. Diese Nachteile kann jeder Einzelne unterschiedlich für sich auslegen und meist ist es so, dass des einen Nachteil des Anderen Vorteil. Wir haben als besonders störend die immer zunehmendere Reizüberflutung, insbesondere die Bombardierung mit Nachrichten empfunden.

Nachrichten gezielt nach Themen erhalten

Wäre es denn nicht wunderbar, wenn man nur zu bestimmten Themen oder von bestimmten Webseiten Nachrichten erhält? Alle anderen müllen dann nicht mehr meine Sinne zu und ich kann sie beruhigt ignorieren. Gänzlich abstellen kann man die Nachrichtenflut wahrscheinlich nicht.

Mögliche Einsatzorte

Als eBay-Händler oder Webseitenbetreiber möchte man auch nur die Nachrichten lesen, die genau zum Thema eBay oder Auktionshäuser auf den Markt kommen. Ebenso der Webseitenbetreiber. Derjenige möchte selbstverständlich zum Thema seiner Webseite Infos oder News erhalten. Das Zauberwort für unser Problem heißt RSS (engl. Really Simple Syndication, dt. im übertragenen Sinne „wirklich einfache Verbreitung“)

Was ist RSS?

RSS ist ein Format für Nachrichten aller Art. Ob die in Textform bereitgestellten Änderungen einer Webseite, die letzten Forenbeiträge eines Userforums oder die Kurznews können in dem so genannten RSS Format dem User bereitgestellt werden. Sehr häufig werden Blogbeiträge in RSS ausgeliefert. Dieses Nachrichtenformat ermöglicht das vom Besuch der Urherberwebsite unabhängige Lesen der Texte. Der RSS Abonnent muss also zum Lesen der Nachrichten nicht regelmäßig die Autorenseite besuchen und nachsehen, ob denn nun schon neue Nachrichten oder Infos bereitgestellt wurden, er wird einfach durch ein Programm auf seinem PC informiert, dass nun was Neues zum Lesen da ist.

Wie kann jeder einzelne RSS nutzen?

Wir möchte nicht wie viele andere die RSS Technologie und die Einsatzmöglichkeiten ausschließlich per Text beschreiben, sondern versuchen den Nutzen das Thema auch per Bild in einem Schema darzustellen.

Nutzung von RSS in 3 Schritten: 1. RSS Reader installieren

Der Webuser installiert sich einen RSS Reader, also ein Programm, mit dem er die Nachrichten abrufen und lesen kann. Dieses Programm muss auf dem heimischen Rechner geladen und dort installiert werden. Derartige Software ist im Netz gratis erhältlich. Einen kostenlosen RSS Reader gibt es bspw. unter http://www.feedreader.com/download der so genannte „Feedreader“.

A. Anbieterseite

Auf der Seite des Anbieters den rot umkreisten Link anklicken.

B. Downloadseite Danach gelangt man zur Downloadseite, wo man das Programm kostenlos laden kann. Dieses Programm ist auch auf deutsch installierbar, was im Laufe der Installationsprozesses abgefragt wird. So bald das Programm gedownloadet wurde, startet man einfach die Installation mit einem Doppelklick auf die gerade geladene Datei.

2. RRS Adresse ermitteln

Nun muss die Adresse zur RSS – Quelle lokalisiert werden. Diese findet man in der Regel auf der Internetseite, von welcher man die News empfangen möchte. Als Hilfe für derartige Links sind verschiedene Zeichen, Logos oder Abkürzungen gebräuchlich, so zum Beispiel:

oder einfach nur mit den Bezeichnungen: RSS, Newsfeed oder kurz Feed.

Unser Tipp:

Mit Strg + F die Browsersuche aktivieren und mal auf der gerade angezeigten Seite nach „RSS“ oder „Feed“ suchen. Sobald man so ein Symbol oder eine ähnliche Abbildung gefunden hat, kann man davon ausgehen, dass die Webseite auch Inhalte in RSS anbietet. Bei einigen erkennt man das auch in der Adresszeile im Browser, wo das Zeichen ebenfalls auftaucht. Ziel ist es, eine Adresse beginnend mit http://www. herauszubekommen, denn diese benötigt man als RSS Quelle für das gerade installierte Programm. Auf www.gruenderlexikon.de findet man das RSS Symbol fast auf jeder Seite, so dass die Adresse sehr schnell kopiert werden kann. Die Adresse lautet hier bspw. http://www.gruenderlexikon.de/blog/feed/ Die Endungen können verschieden sein, in der Regel lauten sie rss oder xml

3. Einfügen der Adresse in den Feedreader

Sobald auf einen RSS Pfad geklickt wird, öffnet sich das Programm Feedreader automatisch und die Adresse ist bereits übernommen. Hier muss nur noch bestätigt werden, fertig. Sollte sich der Feedreader nicht selbstständig öffnen, so ist die RSS Quelladresse zu kopieren und mittels „Einfügen“ in den Feedreader zu übertragen. Dazu die Adresse bspw. http://www.gruenderlexikon.de/blog/feed/ kopieren, den Feedreader öffnen, über Datei, Neu und Feed (alternativ die Taste F3) die Eingabemaske für die Adresse aufrufen.

Die obige Adresse dort einfügen, ok, fertig.

Der Seitentitel erscheint nun in der rechten Navigation des Feedreaders. Sobald die Autoren der Seite nun einen neue Nachricht schreiben und online veröffentlichen, erhält der Feedabonnent eine Mitteilung, die etwa so aussieht.

RSS Schema:

Die so abonnierten Feeds können auch nach Kategorien sortiert gespeichert werden.